Datenschutzerklärung von ONMAKE Editor

1. Verantwortlicher

ONMAKE S.r.l., Piazza Giuliano della Rovere 8, 00121 Rom (RM), Italien. Umsatzsteuer- und Steuernummer 17261401008, REA RM-1707372. PEC onmake@pec.onmake.it, E-Mail info@onmake.it.

ONMAKE ist Verantwortlicher für Kontodaten, Dienstsicherheit, Meldungen und, soweit vorgesehen, Zahlungen.

2. Dokumente

• In Editor HTML verbleibt der Inhalt der Dokumente auf dem Gerät des Nutzers. ONMAKE verarbeitet davon getrennt Konto- und Zugangsdaten, den Tarif, tägliche Nutzungszähler und den Nachweis der Annahme der Vertragsdokumente. Die Zählung kann auch bei einem Tarif ohne kommerzielle Begrenzung erfolgen.
• In Editor Pro können Dokumente abhängig vom Browser und der Entscheidung des Nutzers auf dem ONMAKE-Server (Microsoft Azure, Italien Nord) gespeichert werden: In Chrome und Edge schreibt „Speichern“ auf den Computer des Nutzers. Dokumente von Geschäftskunden verarbeitet ONMAKE als Auftragsverarbeiter im Auftrag des Kunden gemäß dem Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA). ONMAKE liest die Dokumente nicht und verwendet sie nicht für andere Zwecke.
• In Editor Pro wird eine PDF-Datei beim Öffnen und Verarbeiten für die Vorschau an ONMAKE übermittelt; auch die Prüffunktion übermittelt das zu analysierende Dokument. Diese Verarbeitungen können auch erfolgen, wenn der Nutzer die Datei auf seinem Computer behält und nicht online speichert. Der Word-Import nutzt ExactDOC, mit Verarbeitung im Browser als Ausweichlösung; andere Formate werden auf den Editor-Servern importiert. Der Word-Export nutzt ExactDOC, wenn das Paket des Originaldokuments verfügbar ist, oder erzeugt die DOCX-Datei im Browser, wenn dieses Paket fehlt. Der PDF-Export wird auf den Editor-Servern verarbeitet. Diese Vorgänge sind von der dauerhaften Speicherung der Dokumente zu unterscheiden.

3. Verarbeitete Daten

• Konto und Dienstnutzung: E-Mail-Adresse, Nutzerkennung, Zugangsdaten, Tarif und tägliche Nutzungszähler. Der Registrierungsablauf verlangt Vorname, Nachname und Wohnsitzland; Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID sind optional. Der Annahmenachweis umfasst Art und Version des Vertragsdokuments, Sprache, Kontext, Anwendung, Datum und Uhrzeit, IP-Adresse und Referenz der Annahme.
• Sicherheit: Webserver-Protokolle (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, angeforderte Adresse, Ergebnis, Größe, Herkunftsseite, Browser).
• Meldungen: was der Nutzer an support@onmake.it oder bug@onmake.it oder im Formular „Problem melden“ schreibt.
• Zahlungen, nur für kostenpflichtige Tarife: Rechnungsdaten; Kartendaten werden von Stripe verarbeitet.
• Online gespeicherte oder zum Öffnen und Verarbeiten von PDF-Dateien, Prüfen, Exportieren oder Konvertieren übermittelte Dokumente (siehe Punkt 2), auch ohne dauerhafte Speicherung.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung des Kontos und des Dienstes: Vertragserfüllung (Art. 6.1.b DSGVO).
• Sicherheit und Missbrauchsverhinderung: berechtigtes Interesse (Art. 6.1.f).
• Bearbeitung von Meldungen: Vertragserfüllung oder berechtigtes Interesse.
• Rechnungsstellung und steuerliche Pflichten: gesetzliche Verpflichtung (Art. 6.1.c).

ONMAKE verwendet die Daten der Editor-Anwendung weder zur Profilbildung noch für Werbung. Diese Information betrifft die Datenverarbeitung in der Anwendung. Die Website, auf der diese rechtlichen Seiten bereitgestellt werden, verwendet getrennt davon einen Besuchszähler ohne Cookies und kann Google Analytics nur nach Einwilligung des Nutzers aktivieren. Diese Werkzeuge der Website sind von den Funktionen der Anwendung zu unterscheiden.

5. KI-Funktionen

In der Online-Version sind die KI-Funktionen deaktiviert. In der Version auf dem Computer des Nutzers wird bei Aktivierung mit dessen eigenem Anthropic- oder OpenAI-Schlüssel der ausgewählte Text (bis zu 24.000 Zeichen) unmittelbar an diesen Anbieter übermittelt, der ihn gemäß dem mit dem Nutzer bestehenden Vertrag und seiner Datenschutzerklärung verarbeitet. ONMAKE erhält den Text nicht und speichert den Schlüssel nicht; dieser verbleibt im Browser.

6. Empfänger

• Microsoft Azure, Region Italien Nord: Serverhosting.
• Supabase: Verwaltung von Konten und Anmeldung.
• Aruba: E-Mail für Meldungen.
• Cloudflare Turnstile: Missbrauchskontrolle bei der Registrierung für Editor HTML, nur wenn diese Kontrolle konfiguriert und aktiv ist.
• Stripe: Zahlungen, nur für kostenpflichtige Tarife.
• Bei der Signaturprüfung (Editor Pro): Zertifikatswiderrufsdienste (OCSP/CRL) der Zertifizierungsstellen, die das Zertifikat ausgestellt haben, sowie die EU-Vertrauenslisten auf ec.europa.eu. Diese Dienste erhalten Informationen über das zu prüfende Zertifikat und die IP-Adresse des Servers, nicht das Dokument.

Der Editor verwendet keine externen Schriftarten oder CDN. Zum Besuchszähler ohne Cookies, zu optionalem Google Analytics und zum Einwilligungsbanner der Website, auf der diese Seiten bereitgestellt werden, siehe die Cookie-Richtlinie der Website. Das Vorhandensein dieser Werkzeuge auf der Website bedeutet nicht, dass sie in der Editor-Anwendung geladen werden.

7. Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Einige Anbieter (zum Beispiel Cloudflare und Stripe) können Daten auch außerhalb des EWR verarbeiten. In diesen Fällen erfolgt die Übermittlung auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (EU-US Data Privacy Framework für zertifizierte Anbieter) oder von Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

8. Aufbewahrung

• Gespeicherte Dokumente: bis der Nutzer sie löscht.
• Temporäre Arbeitsdateien: am Ende des Vorgangs gelöscht.
• PDF-Vorschauen werden innerhalb von 30 Minuten automatisch gelöscht.
• ExactDOC-Arbeitsdateien: automatische Löschung, sobald ihr jüngster Inhalt älter als 60 Minuten ist, mit einer Prüfung alle 10 Minuten und unter Ausschluss gerade verwendeter Arbeiten. Diese ungefähre Frist gilt nicht für mögliche Sicherungskopien; diese folgen einem getrennten Zyklus täglicher Sicherungen mit Rotation von 30 Archiven und werden nicht notwendigerweise innerhalb einer Stunde gelöscht.
• Webserver-Protokolle: 14 Tage.
• Meldungen: Anhänge werden gelöscht, wenn die Anfrage abgeschlossen, gelöst oder verworfen wurde, oder nach 90 Tagen im Rahmen regelmäßiger Prüfungen. Der Text bleibt im Anfrageverlauf und wird nicht automatisch nach 180 Tagen gelöscht. Beim Löschen des Kontos werden Name und E-Mail-Adresse in den Anfragen anonymisiert, ohne diesen Verlauf zu löschen.
• Konto: für die Dauer der Beziehung.
• Rechnungsdaten: 10 Jahre, wie gesetzlich vorgeschrieben.

9. Rechte

Die betroffene Person kann Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit verlangen sowie einer auf berechtigtem Interesse beruhenden Verarbeitung widersprechen, indem sie an info@onmake.it oder an die PEC-Adresse onmake@pec.onmake.itschreibt. Sie kann eine Beschwerde beim Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) oder bei der Behörde ihres Landes einreichen.

10. Minderjährige

Der Dienst richtet sich nicht an Minderjährige unter 14 Jahren.

11. Automatisierte Entscheidungen

Es gibt keine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidungen, die rechtliche Wirkungen gegenüber der betroffenen Person entfalten.

12. Sprache

Der italienische Text hat Vorrang vor den Übersetzungen.